Regulamin konferencji

§1 Postanowienia wstępne

1. Niniejszy Regulamin dotyczy wszystkich konferencji organizowanych i współorganizowanych przez Wydawnictwo EURO-MEDIA, jeśli rejestrację i obsługę Uczestników prowadzi Wydawnictwo EURO-MEDIA.
2. W stosunku do konferencji, w których udział jest odpłatny, zastosowanie mają postanowienia zawarte w oddzielnej ofercie dostępnej w Formularzu rejestracyjnym na stronie organizatora.
3. Znaczenie terminów używanych w niniejszym Regulaminie jest następujące:

Konferencja – spotkanie w celu określonym programem, organizowane i współorganizowane przez Wydawnictwo EURO-MEDIA w podanym na stronie internetowej konferencji terminie i miejscu. Pod pojęciem tym rozumiane są również szkolenia, seminaria, warsztaty itp. Organizator – EURO-MEDIA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Rosoła 10a, 02-786 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym dla miasta stołecznego Warszawy XIII Wydz. Gospodarczy, pod nr KRS: 0000037549 oraz rejestru czynnych płatników podatku od towarów i usług – NIP 527-10-32-032, REGON 011211395, kapitał zakładowy 90 000,00 PLN. Organizatorem jest również każdy inny podmiot, który na podstawie odrębnych prorozumień lub umów podjął się współpracy przy organizacji konferencji lub szkolenia. Prawa i obowiązki podmiotów współorganizujących konferencje lub szkolenia wynikają z odrębnych ustaleń. Uczestnik – osoba zgłoszona do udziału w konferencji.   Sponsor – partner techniczny, firma, która w ramach opłaty konferencyjnej w zależności od pakietu otrzymuje: Tytuł Partnera technicznego, logo i reklama na materiałach konferencyjnych, logotyp w komunikatach konferencyjnych dostarczanych uczestnikom, wyświetlanie logo Sponsora w przerwach między sesjami w sali konferencyjnej, miejsce dla stoiska reklamowego Sponsora, możliwość przeprowadzenia przez Sponsora 30 lub 20 minutowej prezentacji dla uczestników konferencji.   Zgłoszenie – działania podjęte przez uczestnika w celu rejestracji na konferencję.   Formularz rejestracyjny – skutecznie dostarczony do Organizatora konferencji w postaci elektronicznej lub papierowej formularz zgłoszeniowy według wzoru opublikowanego na stronie konferencji.   Potwierdzenie udziału – powiadomienie wysłane pocztą elektroniczną przez Organizatora do uczestnika w odpowiedzi na zgłoszenie.   Opłata konferencyjna – opłata wnoszona przez Zamawiającego tytułem udziału w Konferencji. Zdarzenia losowe – zdarzenie przyszłe, możliwe, ale niepewne: powódź, pożar w budynku, w którym ma się odbyć konferencja, konflikt zbrojny, awaria w budynku, w którym ma się odbyć konferencja, taka jak: awaria instalacji elektrycznej, wodno-kanalizacyjna, gazowa, grzewcza, klimatyzacyjna, pożarowa lub inna, której wystąpienie zagraża życiu lub zdrowiu osób przebywających w takim budynku, zamieszki uliczne, katastrofa drogowa, lotnicza, kolejowa, która uniemożliwia dojazd do miejsca odbycia konferencji, jak również bezpieczne jej przeprowadzenie, inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników konferencji w przypadku jej odbycia.

4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Formularza rejestracyjnego.
5. Regulamin wiąże Organizatora konferencji, Sponsorów i wszystkich Uczestników.

§2 Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej konferencji.
2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się konferencja, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej, nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.
5. Prelegentom Organizator zapewnia sprzęt niezbędny do przeprowadzenia prezentacji w postaci rzutnika multimedialnego, sprzętu nagłaśniającego i laptopa z systemem operacyjnym Windows oraz pakietami biurowymi Open Office i MS Office.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.

§3 Odpowiedzialność Sponsora

1. Sponsor zobowiązuje się zastosować do wymagań niniejszego regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
2. Sponsor ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m.in. używanie nazwy/logo, reklamy, wkładki do materiałów dla uczestników (inserty), banery, rollupy, prezentacje, materiały reklamowe.
3. Sponsor ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione na Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.
4. Sponsor ponosi pełną odpowiedzialność za wyrządzone przez Uczestnika osobom trzecim szkody oraz zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z konferencją, i zobowiązany jest do pokrycia strat wynikłych z tego tytułu.
5. Sponsor zobowiązany jest do uregulowania płatności wynikających z faktury – najpóźniej do 7 dni po terminie jej wystawiania.

§4 Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem udziału w konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:

• przesłanie Formularza rejestracyjnego poszczególnego uczestnika,
• otrzymanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora,
• uiszczenie opłaty w wysokości i terminie ustalonym przez Organizatora

(dotyczy konferencji płatnej),

• potwierdzenie obecności na miejscu w dniu rozpoczęcia Konferencji.

2. Uczestnikami konferencji mogą być jedynie osoby pełnoletnie.
3. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania podczas konferencji przepisów prawa i regulaminów porządkowych ośrodka i innych miejsc, w których prowadzone są działania związane z konferencją.
4. Wobec Uczestnika łamiącego przepisy prawa oraz zasady przyzwoitego zachowania, Organizator zastrzega sobie prawo zastosowania środków dyscyplinarnych, włącznie z wykluczeniem Uczestnika z dalszego udziału w konferencji bez zwrotu opłaty konferencyjnej.

§5 Zgłoszenie

1. Przesłanie Formularza rejestracyjnego do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu.
2. O ile Organizator nie ogłosi inaczej na stronie internetowej konferencji, termin nadsyłania Formularza uczestnictwa upływa na 14 dni przed jej rozpoczęciem. Po tym terminie Formularz rejestracyjny będzie przyjmowany warunkowo.
3. Zgłoszenie może być dokonane elektronicznie na formularzach rejestracyjnych dostępnych na stronie internetowej danej konferencji.
4. Zgłoszenia można również dokonać poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego w formie dokumentu pdf (jeżeli jest dostępny) i przesłanie go faxem: +48 22 5353 043
5. O przyjęciu bądź nieprzyjęciu Formularza rejestracyjnego Organizator informuje uczestnika pocztą elektroniczną wysyłaną na adres podany w zgłoszeniu w terminie do 7 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia. Przesłanie potwierdzenia przez Organizatora stanowi zawarcie umowy między Organizatorem a uczestnikiem.

§6 Zmiana Uczestnika i odwołanie udziału

1. Instytucja zgłaszająca ma prawo odwołać udział Uczestnika lub delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona.
2. Zmiany uczestnika można dokonać do momentu rozpoczęcia konferencji. W takim przypadku Instytucja zgłaszająca zobowiązana jest przedłożyć dokument jednoznacznie stwierdzający fakt upoważnienia Uczestnika do udziału w konferencji.
3. Odwołania udziału Uczestnika w konferencji można dokonać najpóźniej na 14 dni roboczych przed terminem jej rozpoczęcia, chyba że na stronie internetowej konferencji określono inny termin.
4. Aby odwołanie było skuteczne, winno być przesłane na adres poczty elektronicznej podany na stronie internetowej konferencji. Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu.
5. W przypadku odwołania Uczestnika w terminie określonym w pkt.3 dokonana opłata konferencyjna jest zwracana na podany przez Uczestnika/Instytucję zgłaszającą numer rachunku bankowego po pomniejszeniu o koszty obsługi zgłoszenia w wysokości nie większej niż 30% opłaty.
6. W przypadku odwołania Uczestnika w terminie późniejszym niż określony powyżej – Instytucja zgłaszająca ponosi pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z formularzem rejestracyjnym.

§7 Warunki płatności

1. Wysokość opłaty za udział w konferencji jest podany na stronie internetowej konferencji lub na Formularzu rejestracyjnym. Opłata obejmuje wyłącznie to, co zostało wyszczególnione na stronie internetowej w opisie konferencji.
2. Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data wysłania zgłoszenia.
3. Dane do rachunku podane są w Formularza rejestracyjnego:

• w przypadku opłaty indywidualnej: imię, nazwisko i adresu celem wystawienia rachunku,
• w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą: nazwa i adres firmy oraz  NIP,
• w przypadku rejestracji opłacanej przez firmę: pełna nazwa firmy, adres, NIP oraz imiona i nazwiska osób, za które jest wnoszona opłata.

4. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator przesyła potwierdzenie rezerwacji miejsc z podanym terminem płatności, na podstawie którego Instytucja zgłaszająca zobowiązana jest dokonać opłaty na konto bankowe Organizatora konferencji, które zostanie wskazane na fakturze. Tytuł wpłaty: opłata za udział w nazwa konferencji.

5. Po wniesieniu opłaty konferencyjnej na adres podany w formularzu rejestracyjnym Organizator przesyła powiadomienie o zakończeniu procesu rejestracji i dołącza fakturę.
6. W przypadku warunkowego przyjęcia zgłoszenia wpisanie na listę uczestników konferencji następuje tylko wówczas, gdy Organizator może zapewnić Uczestnikowi miejsce (np. w wyniku rezygnacji innego uczestnika), po wniesieniu opłaty konferencyjnej na rachunek bankowy Organizatora.
7. Rachunek w takim przypadku zostanie wystawiony w ciągu 7 dni od dnia wniesienia opłaty. Dokonanie rejestracji w takiej sytuacji powoduje obciążenie uczestnika pełnymi kosztami konferencji bez prawa złożenia rezygnacji.

§8 Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora należy zgłaszać wyłącznie w formie pisemnej ciągu 7 dni od daty zakończenia konferencji.
2. Reklamacja powinna zawierać uzasadnienie.
3. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni od daty jej wpływu

§9 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i innych przepisów prawa.
2. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane w pierwszej kolejności przez właściwy sąd polubowny.
3. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922.) informujemy, iż administratorem dobrowolnie przekazanych przez Panią/Pana danych osobowych, przetwarzanych w celach związanych z rejestracją i udziałem w Konferencji  jest Euro-Media Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (02-786), przy ul. Rosoła 10a. Ponadto Pani/Pana dane osobowe w razie wyrażenia zgody mogą być przetwarzane w celach marketingowych Euro-Media sp. z o.o. lub podmiotów współpracujących z Euro-Media sp. z o.o.  Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu oraz poprawiania swoich danych osobowych. Informujemy, iż Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane Komandantowi Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej z siedzibą w Kaliszu przy ul. Wrocławskiej 193-195 w celach związanych z organizacją konferencji „Securitech 2018” Poza ww. podmiotami i  podmiotami uprawnionymi na podstawie przepisów prawa, zebrane dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym.
4. W Konferencji mogą wziąć udział osoby, które wyraziły zgodę na rozpowszechnianie wizerunku o następującej treści: „Uczestnik/Uczestniczka Konferencji „….” wyraża zgodę na wykorzystanie przez Euro-Media Sp. z o.o., („Euromedia”) ich wizerunku utrwalonego na zdjęciach stworzonych podczas Konferencji, poprzez: a) rozpowszechnianie wizerunku wewnątrz wybranych wydań czasopism, których Euromedia jest wydawcą, b) rozpowszechnianie wizerunku na okładkach wybranych wydań czasopism, których Euromedia jest wydawcą, c) rozpowszechnienie wizerunku na stronach internetowych Euro-Media, prowadzonych dla czasopism, których Euro-Media jest wydawcą: oraz www.ochrona-mienia.pl, www.chlodnictwoiklimatyzacja.pl, www.swiatszkla.pl oraz innych wybranych przez Euro-Media stronach internetowych konferencji i na profilach w serwisie www.facebook.com, d) wykorzystanie wizerunku lub/i imienia i nazwiska w kampanii promocyjnej i reklamie czasopism, o których mowa powyżej, tj. reklamie: radiowej, telewizyjnej, prasowej, internetowej, billboardowej, oraz adpolowej”..